Back

Wat met de algemene vergadering van de vereniging van mede-eigenaars in tijden van COVID-19?

 
NEWS

Wat met de algemene vergadering van de vereniging van mede-eigenaars in tijden van COVID-19?

De vereniging van mede-eigenaars (VME) houdt jaarlijks haar algemene vergadering in de periode zoals in het reglement van intern orde werd vastgelegd (voorheen in het reglement van mede-eigendom).

Normalerwijze bepaalt de syndicus van de VME de exacte datum waarop deze algemene vergadering plaatsvindt in de voormelde periode. In het kader van deze COVID-19-crisis is het evenwel in principe verboden om dergelijke bijeenkomsten te organiseren. 

 

1.1 Uitstel is geen afstel

De wet inzake appartementsrecht bepaalt dat het reglement van interne orde de periode van 15 dagen moet vermelden waarin jaarlijks de algemene vergadering bijeenkomt. Dit impliceert aldus dat de syndicus niet zomaar op eigen initiatief kan beslissen om de vergadering op een ander tijdstip te laten plaatsvinden.

Tot minstens 30 juni 2020 mogen mede-eigenaars immers niet fysiek samenkomen in een algemene vergadering.

 

1.2 Oplossingen voor de syndicus

1.2.1 Volmachten

Een eerste mogelijkheid is om mede-eigenaars aan te raden om een volmacht op te stellen voor een andere mede-eigenaar, die wel fysiek op de algemene vergadering aanwezig zal zijn. Op die manier dienen niet alle mede-eigenaars fysiek aanwezig te zijn op de algemene vergadering. Hierbij geldt evenwel de beperking dat elke mede-eigenaar maximum 3 volmachten kan hebben. Dit aantal kan nog stijgen indien de mede-eigenaar met zijn eigen aandelen en volmachten niet meer dan 10% van alle stemmen cq. aandelen vertegenwoordigt (cfr. art. 577, §7, lid 5 B.W.).

Indien er onvoldoende aanwezigheid is op de algemene vergadering en aan het dubbel aanwezigheidsquorum niet is voldaan, dient er een tweede algemene vergadering bijeengeroepen te worden. Deze tweede algemene vergadering dient ten vroegste binnen de 15 dagen na de eerste vergadering te worden samengeroepen (art. 577-6, §5, lid 4 B.W.). De wet bepaalt echter niet dat hier een maximumtermijn op staat, zodoende dat de tweede vergadering dan kan worden samengeroepen nadat de strenge maatregelen in kader van het COVID-19-virus zijn opgeheven.

 

1.2.2 Elektronische deelname aan de algemene vergadering

Een tweede mogelijkheid is om de algemene vergadering te laten doorgaan op afstand, m.n. een digitale algemene vergadering. Elke mede-eigenaar dient dan via zijn pc, tablet of smartphone op afstand deel te nemen aan de algemene vergadering. De deelname en de stemming dient dan via E-ID te worden geregistreerd.

Als alle leden vanop afstand kunnen deelnemen, kan de vergadering dus doorgang vinden, maar in dat geval kunnen beslissingen enkel bij unanimiteit worden aangenomen.

De notulen dienen dan na afloop van de algemene vergadering elektronisch ondertekend te worden

1.2.3 Uitstel omwille van dwingende maatregelen

Een derde mogelijkheid is een uitstel van de algemene vergadering tot na de dwingende coronamaatregelen.

Deze mogelijkheid is inmiddels wettelijk geregeld via Koninklijk besluit nr. 4 van 09.04.2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie.

Deze maatregel heeft een beperkte duurtijd en zal in principe gelden van 10.03.2020 t.e.m. 03.05.2020. Deze duurtijd werd inmiddels verlengd worden door de Koning tot 17.05.2020.

Deze maatregel heeft een beperkte duurtijd en geldt van 10.03.2020 t.e.m. 30.06.2020 (verlengd bij Koninklijk Besluit van 28 april 2020).

Het KB nr. 4 van 09.04.2020 bepaalt dat de veiligheidsvoorschriften, gerelateerd aan het Covid-19 pandemie, niet toelaten dat mede-eigenaars op een fysieke manier nog deelnemen aan de algemene vergaderingen van mede-eigenaars. Omwille van deze veiligheidsvoorschriften kunnen deze algemene vergaderingen niet meer doorgaan en kunnen ze uitgesteld worden naar een later tijdstip. Desgevallend dient de algemene vergadering gehouden te worden binnen de 5 maanden na het verstrijken van deze crisisperiode.

De algemene vergaderingen die sedert 10.03.2020 nog rechtsgeldig werden georganiseerd, behouden volgens het KB hun rechtsgeldigheid. Het KB beoogt dus geenszins de beslissingen van die algemene vergaderingen teniet te doen.

Verder zal het KB geen afbreuk doen aan de mogelijkheid om de algemene vergadering schriftelijk te voeren in toepassing van art. 577-6, §1 B.W. Volgens het KB kan de organisatie van de vergadering via telefonische of videoconferentie deel uitmaken van deze schriftelijke procedure. De eenparigheid, zoals vereist door de wet, blijft in dat geval behouden.

Indien men opteert om de algemene vergadering uit te stellen, dan moeten de nodige maatregelen getroffen worden om de continuïteit te verzekeren.

De mandaten van de syndicus en van de leden van de raad van mede-eigenaars worden verlengd, na het verstrijken van de termijn waarvoor de algemene vergadering hen heeft benoemd, tot bij de eerstvolgende algemene vergadering.

Uiteraard blijven de dwingende bepalingen van toepassing waaronder, onder andere, de mogelijkheid om de syndicus te ontslaan of aan de rechter te vragen een voorlopige syndicus aan te wijzen.

Verder blijft de syndicus gemachtigd om, gedurende deze periode, al zijn taken als syndicus te vervullen. Hij moet daarbij zo veel als mogelijk de geldende veiligheidsvoorschriften naleven. Hij zal zich evenwel nog steeds kunnen verplaatsen, bijvoorbeeld om dringende werken te laten uitvoeren, indien noodzakelijk.

Alle contractuele bepalingen, met inbegrip van de vergoeding die proportioneel zal moeten worden bepaald, blijven van toepassing. De begroting voor het gebeurlijk nieuwe werkjaar van de vereniging van mede-eigenaars wordt, in afwachting van de in het eerste lid bedoelde algemene vergadering, voorlopig geacht gelijk te zijn aan de begroting voor het werkkapitaal van het vorige werkjaar. Daartoe kunnen de syndici, in overeenstemming met de beslissingen uit het vorige werkjaar, ook de nodige provisies opvragen aan de mede-eigenaars.

Tot slot worden de opdrachten en bevoegdheidsdelegaties van de raad van mede-eigenaars ook verlengd gedurende deze crisisperiode, aangezien er anders een vacuüm dreigt. Zo niet, zou de continuïteit van verenigingen waarin aan die raad van mede-eigendom een bijzondere gedelegeerde bevoegdheid is gegeven, in het gedrang kunnen komen.

Zoals hoger toegelicht, zal deze regeling dus met terugwerkende kracht toegepast kunnen worden tot het moment dat de eerste veiligheidsmaatregelen werden opgelegd, nl. op 10.03.2020.