Personal- / Management Assistant & Receptionist(e) in Antwerpen

 

Ben jij een sociale en creatieve probleemoplosser die met oog voor detail in een hectische omgeving het hoofd koel houdt?

Monard Law is één van de grotere onafhankelijke advocatenkantoren in België, met een sterke lokale verankering. We werken met een hart voor onze klanten: we willen hen op alle mogelijke manieren adviseren, bijstaan en ontzorgen.

Voor ons kantoor in Antwerpen,  zijn wij op zoek naar een leuke collega om het administratief team van 3 collega’s te versterken.

 

Functieomschrijving

Jouw werkdag is dynamisch. Je hebt een gevarieerd takenpakket met organisatorische en administratieve taken.

 

Personal Assistant (3 dagen per week):

Je ondersteunt en ontzorgt onze CEO in haar dagelijkse werkzaamheden (telefonie, agendaplanning, organisatie van verplaatsingen, communicatie, voorbereiding van vergaderingen, onthaal, ...).

  • Jij bent een betrouwbare rechterhand;
  • Jij organiseert en coördineert de interne en externe, veelal vertrouwelijke, informatie over de werking van de organisatie alsook administratie van de CEO;
  • Bijkomende activiteiten kunnen zijn: dossiers (contracten van leveranciers, juridische zaken,...) of specifieke evenementen (organisatie van seminaries, netwerkbijeenkomsten,  ...) volledig opvolgen en coördineren;
  • Afspraken en planning; telefonische oproepen en bezoekers filteren;
  • Brieven, verslagen, nota's, ... opstellen en redigeren;
  • Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern;
  • Verplaatsingen organiseren;
  • Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...);
  • Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren;
  • Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...);
  • Bepaalde activiteiten van het (management)team coördineren

 

Receptie en secretariaat (2 dagen per week):

  • Beantwoorden van de telefoon
  • Onthaal van cliënten
  • Mailbox beheren
  • Ingaande en uitgaande post afhandelen
  • Vergaderzalen voorbereiden en opruimen
  • Secretariaatstaken

 

 

Je ontzorgt onze advocaten en het kantoor waar mogelijk.

  • Je plant afspraken en termijnen in
  • Je maakt nieuwe dossiers aan
  • Het beheer van dossierdatabase valt mee onder jouw verantwoordelijkheid.
  • Je verzorgt het fysieke en digitale klassement van de dossiers.
  • Je verzorgt de lay-out van uitgaande documenten.
  • Je coördineert de planning van de vergaderzalen en organiseert de conference calls.
  • Boeken en tijdschriften worden door jou besteld en je verzorgt de verdeling ervan
  • Je ondersteunt onze advocaten bij de opzoekingen voor het samenstellen van zittingsdossiers.

 

 

Profiel

Jouw kwaliteiten zijn:

  • Een diploma zegt niet alles maar we verwachten dat je een bepaalde complexiteit aan kan en vooral veel taken tegelijk kunt managen
  • je bent een optimistische en administratieve duizendpoot
  • je werkt nauwkeurig, efficiënt, denkt vooruit en functioneert zowel goed zelfstandig als in team
  • je probeert elke dag het verschil te maken
  • je bent leergierig, klantgericht, flexibel en stressbestendig
  • Je deelt je talent graag
  • je bent Nederlandstalig met een goede kennis van de andere landstaal en het Engels zowel schriftelijk als mondeling
  • je kan vlot werken met Office (Word/Excel/Outlook/Powerpoint)
  • je zoekt een voltijdse job van 38u
  • je bent bereid af en toe langer dan jouw werkdag te werken

Je komt in een jong en gedreven team terecht. We geven je graag de ruimte en mogelijkheden om jouw missie dag na dag te volbrengen en je wordt aangemoedigd om jezelf te ontwikkelen in een leuke, ongedwongen werksfeer. 

 

Wij bieden je als extralegale voordelen maaltijdcheques en een hospitalisatie- en groepsverzekering.

 

Indien deze vacature je interesseert dan ontvangen we graag jouw kandidatuur.

Sollicitatieformulier